| PLM 事業本部 営業統括部 営業企画部 SI推進グループ グループマネージャ 杉浦 忠 |
はじめに
SPACE-Docは企業内に存在する様々な文書データ（CADデータ、図面、OFFICE文書、画像など）を、簡単に効率よく管理運用するシステムです。
このたび新バージョンSPACE-Doc V3をリリースしましたので、その特徴を以下にご紹介します。
アプリケーションと連携して効率アップ！
■Space-E、Space-E/Drawのプレビュー*1
Space-Eのモデル（.mdp）を登録すると、自動的にDarwinビューデータを生成します。
またSpace-E/Drawのモデル（.md）を登録すると、自動的にTiffデータを生成します。
現場や営業など、Space-EやSpace-E/DrawのライセンスがないPCからでも3次元モデルデータや図面データを確認できます。（図1）
*1 Space-E、Space-E/Drawのプレビューはオプションです。
■Microsoft Office文書をPDFでプレビュー
Microsoft Office文書のプレビュー
Word/Excel/PowerPointで作成された文書を登録すると、自動的にPDFが生成され、Microsoft Officeのアプリケーションを起動することなく、文書の中身をプレビューできます。
また、オリジナルデータのダウンロードを特定のユーザグループに限定し、それ以外はPDFで公開することで、オリジナルデータの安全性を確保できます。（図2）
■検索属性の自動付加*2
CAD図面データの表題欄やExcelなどから自動的に属性を抽出し、SPACE-Docに登録できます。
これにより、属性入力の手間や入力ミスを大幅に削減することができます。
*2 別途カスタマイズが必要です。
セキュリティとコンプライアンスを強化！
■アクセス権の設定で共同作業も安心
キャビネット、フォルダ、文書に対して、登録した本人（所有者）／所有者と同じグループ／その他グループのユーザに対して編集／参照／参照不可のアクセス権を持たせることができます。
■グループ単位で使えるコマンドを限定
ユーザグループごとに、登録・移動・削除などのコマンドの実行権限を設定できます。ユーザに正しい権限を与えることにより、コンプライアンスの問題をクリアします。
■定期的にパスワードを変更させる
セキュリティ上重要であるユーザパスワードの変更を定期的に実施させることができます。
■確定した文書だけを公開できる
作成途中や正式に承認を得ていない文書を公開することで、トラブルのもとになる場合があります。正式文書あるいは改訂が完了した時点で文書を確定することができ、確定した文書しか見ることができないように設定できます。
■操作ログで不正を抑止
SPACE-Docで行ったすべての操作内容のログを取っているので、万が一の誤操作によるデータ消失に対しても追跡できます。さらに、悪意あるデータ不正流出などの抑止力にもなります。
軽くて簡単・使いやすい！
■モバイル環境でも
システムの動作は非常に軽く、モバイル環境でも文書の登録や参照ができます。基本的な操作はエクスプローラと同様で非常に簡単です。
■見たいフォルダや文書にすばやくアクセス
フォルダ名や文書名の文字色を変更することができ、指定した文字色の文書だけを表示できます。
また、よく見るフォルダを「お気に入りフォルダ」にして登録しておけば、膨大なフォルダツリーからでも簡単に見たいフォルダにアクセスできます。（図3）
■検索の履歴と検索条件の保存
検索はその都度履歴を取っており、同じ検索条件で再検索したい場合は、履歴をクリックするだけで実行できます。
また、良く使う検索条件は名前をつけて保存しておくことができ（ダイナミックフォルダ）、クリックするだけで実行できるので非常に便利です。
さらに、検索結果の文書をクリックして、その文書が存在するフォルダにジャンプできるので、関連文書も簡単に見つけることができます。
■一括操作で効率的
登録の場合はWindowsのフォルダごと、ダウンロードの場合はSPACE-Docのフォルダごとに、一括して実行することができます。
■複数ウィンドウも使える
複数のウィンドウを表示することができ、ウィンドウ間で文書の移動・コピーなどをドラッグ＆ドロップで行うことができます。
■見せたい文書をメールで通知
指定した文書の保管場所（アドレス）をクリップボードにコピーできます。
これをメールで送信すれば、メール本文のアドレスをクリックするだけでSPACE-Docが起動し、ログイン後にその文書がマークされた状態になるので、見せたい文書を関係者に簡単に通知できます。
もちろん許可された人しかアクセスできません。
さらに便利な機能やしくみ!?
■文書の履歴をたどれる
文書の更新履歴を保存できます。
通常表示されているのは最新版だけですが、過去のデータを遡って見ることができます。
■文書一覧のエクスポート
メイン画面に表示されている文書の一覧情報をCSVファイルにエクスポートできます。
Excelで加工して帳票にしたり、別システムとのインターフェースファイルとして利用できます。
■文書種別ごとに適切な属性を
登録する文書の種別と、それぞれにどんな属性を付けるかをあらかじめ定義できます。
文書を登録する際に、プルダウンで文書種別を選択することで、必要な属性を入力できます。
■お知らせ画面でメッセージを通知
SPACE-Docの起動時に、管理者が全員に通知したいメッセージをお知らせ画面に表示できます。
通知内容にURLを指定できるので、全員に必ず見てほしい文書を通知したり、指定したホームページに誘導できます。
■ファイルストレージの分散化
SPACE-Docのファイルストレージは、拠点ごとや部署ごとなど分散させて持つことができます。
他拠点のデータは参照のみで、使用頻度の高い自部門のデータを高速に登録・参照したい場合などに有効です。
■標準プロトコルの使用で安心
SPACE-Docのサーバとクライアント間の通信はhttpポートを使用しています。
特別なポートを開ける必要がないので、インターネット経由のアクセスでもセキュリティ面で安心です。
おわりに
企業のオフィスには、大量の文書が存在しているものです。それらを簡単で安全に保管運用できることを、SPACE-Docは目指しています。
さらに効果的に運用するためには業務の自動化が不可欠です。CADデータから3DビューデータやPDF/TIFFデータへの変換、検索属性の自動抽出など、お客様ごとに異なる業務の改善を支援できるシステムに育てていきたいと考えています。
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