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第19回 気づいていないだけ?
こんなに改善できる社内のデータ管理

掲載日:2018/8/20

はじめに

みなさまは普段、社内のデータ管理で困っていることはありませんか。

今「困ってない!」と思った方も実は困っている状況に慣れてしまい課題と認識されていないことはありませんか。

今回は、製造業でよくある課題として、過去に弊社が実施したアンケートやお客様から伺ったデータ管理のお悩みをご紹介いたします。

ケース1:「欲しい図面が見つからない!」

射出成型金型を製造しているA社では、毎月約30枚の紙図面が社内を行き交っています。お得意様から過去に発注したある金型とほぼ同様の仕様で作って欲しいと見積の依頼がありました。製品のサイズ、形状などからおおよその見積もりは作れますが、それでも過去の図面は参照したいところです。早速目的の図面を探そうとしました。ところが、膨大な量の紙の図面は書類棚には入りきらず、一時置き場の段ボールに詰め込まれていたり作業机に置きっぱなし、丸めて机の横に刺さっているものもあります。こうなるともう探すことは諦めて1から見積を作りたくなります。

このケースでは、図面の管理がルール化・運用されていないことも問題ですが、そもそも毎月約30枚、年間約360枚にもなる図面を紙のまま保管していることに課題があります。欲しい図面を探す度に重いバインダーを開いたり閉じたり、あっちの書類棚、こっちのロッカーと行ったり来たり。時間も手間もかかります。

では、どう解決しましょう。ここでは図面の電子化とその一元管理をご提案いたします。これにより社内での情報共有も欲しい資料の検索も容易になります。よく参照する図面は自分のPCに入れておけばよいですし、部署間での図面のやりとりもデータが一元管理されていれば簡単に共有できます。

図1:資料検索の改善

図1:資料検索の改善

ケース2:「お客様との機密データのやり取りに不安が......。」

型設計を受託しているB社、お客様から受領する製品データは発売前のトップシークレット、当然データのやり取りにも気を遣います。型設計後のCADデータはなかなかメールで送れるサイズではありません。データのやり取りについてお客様からシステムの指定があればそれに従いますが、特に指定がない場合はセキュリティに不安がありながらも無料のファイル転送サービスを使っていたり、CDに書き込んで郵送したり直接持参したりとなかなか手間がかかります。

このケースでは2つの課題が見えてきます。1つはセキュリティ、もう1つは時間です。

セキュリティについて、無料のサービスでも運営会社がしっかりしていれば問題になることは少ないように思えます。ですが利用規約はちゃんと確認していますか?データサーバーはどこの国に置かれていますか?データ保管国の法規制でサーバーが押収されるリスク、データにアクセスできなくなるリスクはありませんか?

例えば、アメリカの同時多発テロを受け制定されたパトリオット法では、アメリカ国内に存在するサーバー、コンピュータ内のデータを裁判所の命令なしに政府・FBIが調査することが可能です。実際に2009年4月、アメリカのデータセンター企業では予告なしに機器を押収され、そのデータセンターを利用していたサービスが停止するなど顧客がトラブルに巻き込まれたケースもありました。パトリオット法は2015年6月に失効し、代わりとなる米国自由法が制定され当局の権限は大幅に制限されましたが、引き続き当局によるデータの収集は継続されています。アメリカの法規制以外にもデータ保管国の法規制は注意が必要です。

機密性の高いデータをやり取りする場合は、国内にサーバーがあるサービスをご利用することを強くお勧めします。

CDに書き込んで郵送する場合、時間もかかりますし輸送時に破損する恐れもあります。直接持参するときも、お客様が遠方の場合は移動時間に、交通費、宿泊費など時間もお金もかかります。その時間と費用をもっと有効活用しませんか?

高セキュリティの転送サービスを使うことでこれらの課題も簡単に解決できます。

図2:データ授受のセキュリティ改善

図2:データ授受のセキュリティ改善

実は、データコンシェルジュサービスで解決できます!

今回、ご紹介した2つのケースは製造業ではよくあることです。不便や手間と感じながらも一応仕事はできてはいるため、仕事に追われ忙しい日々の中ではなかなか改善に手を付けられていない難しいお悩みでもあります。サービス・システムを導入するにも大規模なものは初期費用も掛かるし、社内稟議を通すのも手間です。

実は、これらのお悩み、弊社のデータ管理サービス データコンシェルジュサービスで簡単に解決できてしまいます。

データコンシェルジュサービスは、初期費用は不要、月額利用料なのでスモールスタートが容易です。セキュリティ、堅牢性もご安心ください。NTTデータグループの国内データセンターで、お客様の大事なデータをお守りします。さらにManufacturing-Spaceの各種サービスと連携し、生産性の向上・仕事の効率化に繋がります。

図3:データコンシェルジュと各種サービス

図3:データコンシェルジュと各種サービス

安心便利なデータ管理にご興味がございましたらクラウドサービス事業部までご相談ください。

・クラウドサービス事業部   電話:03-5711-5331