• Part2（Project-Space機能編）

はじめに

皆さまいつもお世話になっております。
NTTデータエンジニアリングシステムズの橋本さくらです。
このコラムでは、私たちの自社製品「Project-Space」について、
皆さまと一緒に勉強できればと考えています。
今回の講師も同じ部署の村上さんにお願いしています。

皆さまいつもお世話になっております。
NTTデータエンジニアリングシステムズの村上たくやです。
設備工事業では、1つの契約に対して複数の工事が発生することや、複数の契約をまとめて管理したいケースがあります。しかし、契約と工事を1対1でしか管理できず、Excelによる管理や運用で対応している企業も少なくありません。
今回は、Project-Spaceの「受注契約管理」をテーマに、契約と工事の柔軟な管理方法についてご紹介します。

受注契約管理

最近、お客様から
「年間保守契約は1件で管理しているものの、実際の工事は拠点ごとや月ごとに分けて管理したい」
という相談をいただくことが増えています。
村上さん、契約と工事を別々に管理したいという要望について、Project-Spaceではどのように対応しているのですか。

そのようなお悩みは設備工事業のお客様から本当によく伺います。
今使っているシステムだと契約と工事が1対1でしか管理できない場合もあるので、運用でカバーしているお客様も多いようです。
Project-Spaceでは、契約と工事を別の情報として管理できるため、お客様の業務に合わせた運用が可能です。

契約と工事を別々に管理できるのですね。もう少し詳しく教えてください。

Project-Spaceでは、契約1件に対して複数の工事を紐付けたり、逆に複数の契約を1つの工事に紐付けたりできます。さらに、複数契約と複数工事の関連付けも可能です。
例えば、年間保守契約を1件登録し、その契約に対して12件の月次工事を紐付けることができます。
次のような契約・工事の管理にProject-Spaceは対応しています。
・契約1件に対して工事1件
・契約1件に対して工事複数件
・複数契約に対して工事1件
・複数契約に対して工事複数件

これなら設備工事業のお客様の運用にも合わせやすそうですね。
お客様の既存システムではどのような課題があったのですか。

お客様によっては、契約と工事を1対1でしか管理できない仕組みのため、
・年間保守契約を複数案件に分割して登録する
・追加工事のたびに別案件を作成する
といった運用で対応しているケースもあります。
その結果、
・同じ契約情報を何度も登録する必要がある
・案件全体の状況を把握しづらくなる
・契約変更時の管理負荷が増える
といった課題につながります。
Project-Spaceでは、契約と工事をN対Nで柔軟に関連付けて管理できるため、実際の契約形態に合わせた運用が可能です。

契約や工事の実態に合わせて管理できるのであれば、Excelや運用でカバーしているお客様の負担も減らせそうですね。

そうです。では、具体的にProject-Spaceの画面で説明します。
下図は、契約と工事の情報をN対Nで管理するときの登録画面です。
１つの受注情報の中で、画面左下側に契約情報、右下側に工事情報を表示し、2件の契約と3件の工事を1つの案件の中で関連付けて管理できます。また、追加工事や追加契約が発生した場合でも柔軟に対応できます。

登録画面を見ると、とても分かりやすいですね。
契約と工事を分けて管理できることは分かりましたが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

一番のメリットは、契約と工事をそれぞれの単位で管理できることです。
Project-Spaceでは、
契約・請求・入金 ⇒ 契約単位
売上・原価管理 ⇒ 工事単位
で管理できます。

なるほど。
お客様への請求は契約単位でまとめて行いながら、現場ごとの採算管理は工事単位で確認できるわけですね。部門間の情報共有もしやすくなりそうです。

まさにその点も大きなメリットです。
ある設備工事会社では、
・営業部門は契約を管理
・工事部門は工事を管理
・経理部門は請求を管理
というように、それぞれ異なるExcelやシステムで管理しているケースがあります。
その結果、
「部門ごとに持っている情報が違う」
「最新情報が分からない」
といった課題が発生します。
Project-Spaceでは、契約と工事を柔軟に関連付けて管理できるため、部門間で同じ案件情報を共有しながら運用することができます。

まとめ

受注契約管理というと契約情報を登録する機能だと思っていましたが、実際には契約と工事の関係を柔軟に管理するための機能なのですね。
年間保守契約や追加工事など、実際の業務に合わせて管理できることがよく分かりました。

理解してもらえて良かったです。
Project-Spaceの受注契約管理の大きな特長は、契約と工事を柔軟に関連付けて管理できることです。
設備工事業では、
・1つの契約に対して複数の工事が発生する
・追加工事が発生する
・複数の契約をまとめて管理したい
といったケースが少なくありません。
Project-Spaceでは、1:1だけでなく、1:N、N:1、N:Nでの管理に対応しているため、お客様の実際の契約形態に合わせた運用が可能です。
そのため、システムの制約に業務を合わせるのではなく、業務に合わせた管理を実現できます。
設備工事業で発生しやすい複雑な契約・工事管理にも柔軟に対応できるため、お客様の運用負荷軽減にもつながります。

契約と工事を実際の業務に合わせて柔軟に管理できることがProject-Spaceの強みなのですね。

その通りです。
次回は、受注確度管理や売上・請求管理など、受注契約管理のその他の機能についてご紹介します。