• Part2（Project-Space機能編）

はじめに

皆さまいつもお世話になっております。
NTTデータエンジニアリングシステムズの橋本さくらです。
今回も講師として同じ部署の村上さんもコラムに登場します。

皆さまいつもお世話になっております。
NTTデータエンジニアリングシステムズの村上たくやです。

前回（第1回　契約と工事は分けて管理できるの？ | ソリューション | 株式会社NTTデータエンジニアリングシステムズ）は、村上さんにProject-Spaceの受注契約管理機能の中でも、契約と工事を柔軟に関連付けて管理できる「N対Nの管理」についてご紹介いただきました。
設備工事業では、
・1つの契約に対して複数の工事が発生する
・追加工事が発生する
・複数の契約をまとめて管理したい
といったケースがあり、Project-Spaceでは実際の契約形態に合わせた管理ができることが分かりました。今回は、前回ご紹介できなかった受注契約管理の機能についても詳しく教えてください。

分かりました。
Project-Spaceの受注契約管理機能には、契約と工事の管理以外にもさまざまな機能があります。
今回は、
・受注確度管理
・売上・請求管理
・関連資料の一元管理
についてご紹介します。

受注確度管理

設備工事業では、正式受注前から準備を進める案件もありますよね。
そのような案件について、Project-Spaceではどのように管理できるのでしょうか。

Project-Spaceには「受注確度管理」の機能があります。下図は、受注確度管理の「受注契約情報入力ダイアログ」画面です。
Project-Spaceでは、契約情報の登録時に受注確度を設定できます。
例えば、
・仮受注
・見積
・成約済
などのステータスを設定できます。
画面の例では、
「受注確度コード：A」で「受注確度名称：仮受注」
「受注確度コード：B」で「受注確度名称：見積」
「受注確度コード：S」で「受注確度名称：成約済」
を設定しています。受注確度名称は自由に設定できます。

これなら、正式受注前の段階から案件情報を管理できますね。

そうですね。正式受注前の段階でも、工事番号の先行発番や売上予定・請求予定の登録が可能です。
また、受注確度ごとに利用できる機能を制御できるため、
・材料・外注発注は可能
・売上計上は不可
といった運用にも対応できます。

それなら正式受注を待たずに、必要な準備を進められますね。

まさにそのようなケースを想定した機能です。
設備工事業のお客様では、正式受注前であっても設計作業や資材調達の準備が必要になる場合があります。
しかし、受注前だからといって全く管理していないと、営業部門しか状況を把握できなくなります。
Project-Spaceでは、受注確度を設定することで、
・見積案件
・仮受注案件
・成約案件
を区別しながら管理できます。
そのため、案件の進捗状況や受注見込みを部門間で共有できるだけでなく、経営層も最新の案件動向を把握しやすくなる点が大きなメリットです。

売上・請求管理

ところで、契約や工事の管理のほかに、その後の売上と請求はどのように管理するのでしょうか。

Project-Spaceには「売上・請求管理」の機能があり、売上と請求を独立して管理できます。
例えば、設備工事業のお客様では、
「請求は1回、売上は複数回」
という運用も珍しくありません。

請求は一括で行い、売上だけを複数回に分けて計上するということですね。

そうです。
例えば年間保守契約や長期メンテナンス契約をイメージしてください。
お客様には年間分をまとめて請求する一方で、実際のサービス提供は毎月行われる場合があります。
その場合、
請求処理　⇒　契約時に1回
売上処理　⇒　毎月計上
という運用になります。

なるほど。
経理上は毎月売上を計上したいけれど、お客様への請求は1回で済ませたいという場合ですね。

その通りです。逆に、
・売上は1回
・請求は複数回
という運用もあります。
例えば大型設備工事の場合、工事完了時に売上計上を行いながら、着手金、中間金、完了金、という形で複数回請求する場合があります。

設備工事会社のお客様だと、どちらのパターンもありそうですね。

そうですね。
設備工事業では、契約形態によって売上と請求のタイミングが異なるケースも少なくありません。そのため、Project-Spaceでは売上と請求を独立して管理できるようにしています。
売上が発生したから必ず請求しなければならない、あるいは請求したから必ず売上を計上しなければならない、という制約はありません。
お客様の契約形態や会計ルールに合わせて柔軟に運用できます。

経営企画部門の方からも、
「契約形態ごとに請求・売上処理が異なるため、システム運用を統一できない。」
という話を聞くことがあります。

まさにそのような課題を解決するための機能がProject-Spaceにはあります。
Project-Spaceでは、
・請求1回に対して売上複数回
・請求複数回に対して売上1回
・請求複数回に対して売上複数回
といった運用にも対応しています。
そのため、案件ごとの契約条件や収益認識の考え方に合わせた運用が可能です。営業部門・工事部門・経理部門のそれぞれが無理なく業務を進めることができます。

関連資料の一元管理

もう一つ、Project-Spaceの特長である「関連資料の一元管理」のファイル添付機能についてご紹介します。
契約情報には、
・契約書
・注文書
工事情報には、
・図面
・現場写真
などを紐付けて保存できます。

「あの契約書どこだっけ」がなくなりそうですね。
実際、契約書を探すのに時間がかかる場合も多いですよね。

そうですね。
Project-Spaceでは、契約情報や工事情報に関連資料を紐付けて管理できるため、
「契約書は共有フォルダ」
「図面は別システム」
「写真は個人PC」
といった情報の分散を防ぎ、必要な資料をすぐに確認できる環境を実現できます。
さらに、受注情報に売上予定や請求予定も登録できます。
あらかじめ売上予定や請求予定を登録しておくことで、売上計上や請求処理のタイミングで対象案件を簡単に検索できるようになります。
また、売上と請求は独立して管理できるため、請求漏れや売上漏れの防止にもつながります。

まとめ

前回のN対N管理に加えて、受注確度管理や売上・請求管理、関連資料の一元管理まで対応していることがよく分かりました。
契約情報を登録するだけではなく、受注前から受注後まで一連の案件情報を管理できるのですね。

その通りです。
Project-Spaceの受注契約管理は、
・N対Nによる柔軟な契約・工事管理
・受注確度管理による案件状況の可視化
・契約形態に合わせた柔軟な売上・請求管理
・関連資料の一元管理
に対応しています。
案件に関する情報を一元的に管理し、部門間でスムーズに共有することができます。

村上さん、ありがとうございます。
受注契約管理機能が、案件全体の情報管理を支える重要な機能だということがよく分かりました。

今回ご紹介した内容から、Project-Spaceによる契約・工事・売上・請求情報の一元管理についてイメージしていただけたのではないでしょうか。
次回はProject-Spaceの実行予算管理についてご紹介します。